5+ Cách Kiểm Tra Đơn Hàng Từ Nước Ngoài Gửi Về Nhanh & Chính Xác

Khi mua sắm quốc tế hay người thân ở nước ngoài gửi đồ về, việc theo dõi hành trình đơn hàng luôn là mối quan tâm hàng đầu của người nhận. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về sao cho nhanh, đúng và không bị rối trước hàng loạt trạng thái vận chuyển. Trong bài viết này, bạn sẽ được GOZO Express hướng dẫn chi tiết từ cách lấy mã vận đơn, các phương pháp tra cứu phổ biến, ý nghĩa từng trạng thái đơn hàng cho đến cách xử lý khi tracking không cập nhật. Nhờ đó, bạn có thể chủ động theo dõi kiện hàng và yên tâm hơn trong suốt quá trình chờ nhận.

Mã vận đơn (Tracking Number) là gì và lấy ở đâu?

Mã vận đơn (Tracking Number) là một dãy số hoặc chuỗi ký tự đặc biệt được các đơn vị vận chuyển (như DHL, FedEx, UPS, EMS...) cung cấp cho mỗi kiện hàng. Mã này không chỉ là số định danh để quản lý gói hàng mà còn giúp người gửi và người nhận theo dõi trực tuyến vị trí, tình trạng và thời gian dự kiến giao hàng.

Khác với số hóa đơn hay số đơn hàng trên website mua sắm, mã vận đơn là mã riêng biệt của bên vận chuyển. Khi thực hiện cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về, bạn bắt buộc phải có dãy mã này.

5 Cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về đơn giản nhất

Khi mua sắm quốc tế, việc theo dõi lộ trình hàng hóa là vô cùng quan trọng để đảm bảo an toàn và chủ động thời gian nhận hàng. Nếu bạn đang lo lắng không biết kiện hàng của mình đang ở đâu, hãy tham khảo ngay 5 cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về nhanh chóng dưới đây.

Kiểm tra trực tiếp trên website của hãng vận chuyển

Trong số các phương thức hiện nay, cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về trực tiếp trên website của hãng vận chuyển được xem là giải pháp có độ tin cậy và chính xác cao nhất. Mỗi kiện hàng quốc tế khi bắt đầu hành trình đều được cấp một mã vận đơn (Tracking Number) riêng biệt; bạn chỉ cần truy cập vào trang chủ của các đơn vị vận chuyển, sau đó nhập mã này vào mục "Tracking" để theo dõi.

Ưu điểm của việc tra cứu trực tiếp là dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, giúp bạn nắm rõ từng cột mốc quan trọng: từ thời điểm hàng rời kho tại nước ngoài, quá trình trung chuyển qua các quốc gia, cho đến trạng thái thông quan tại cửa khẩu Việt Nam. Đây cũng là cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về giúp bạn phát hiện sớm nhất các sự cố phát sinh như sai địa chỉ hoặc yêu cầu bổ sung chứng từ hải quan, từ đó chủ động liên hệ xử lý để đảm bảo gói hàng về tay đúng hẹn.

Xem thêm: 

• Nhận Hàng Từ Nước Ngoài Có Mất Phí Không? Tổng Hợp Các Khoản Phí Cần Biết
• Cách Thức Nhận Hàng Từ Nước Ngoài Gửi Về Việt Nam Chi Tiết A-Z

Kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài qua ứng dụng, app tracking

Nếu bạn thường xuyên mua sắm quốc tế, sử dụng ứng dụng chuyên dụng là cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về tiện lợi nhất. Các app như 17Track hay AfterShip có khả năng tự động nhận diện hơn 700 hãng vận chuyển toàn cầu chỉ với một mã vận đơn duy nhất. Thay vì phải truy cập nhiều website khác nhau, bạn chỉ cần dán mã vào ứng dụng để theo dõi toàn bộ lộ trình. Điểm ưu việt của cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về qua app là tính năng gửi thông báo tự động ngay khi có thay đổi trạng thái, giúp bạn cập nhật tình hình kiện hàng mọi lúc mọi nơi mà không cần thao tác thủ công.

Kiểm tra qua đơn vị chuyển phát tại Việt Nam

Khi kiện hàng đã về tới lãnh thổ Việt Nam, cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về hiệu quả nhất là tra cứu thông qua các đơn vị chuyển phát nội địa như VNPost, Viettel Post hoặc EMS. Thông thường, sau khi hoàn tất thủ tục thông quan, các hãng vận chuyển quốc tế sẽ bàn giao hàng cho bưu điện trong nước để thực hiện chặng giao cuối đến tay người nhận.

Bằng cách nhập mã vận đơn vào hệ thống tra cứu của đơn vị bưu chính Việt Nam, bạn sẽ biết chính xác gói hàng đang ở bưu cục nào và thời gian dự kiến shipper sẽ giao tới nhà. Đây là cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về giúp bạn chủ động sắp xếp thời gian có mặt tại địa chỉ nhận hàng, tránh trường hợp hàng bị hoàn trả do đơn vị vận chuyển không liên lạc được với bạn.

Liên hệ hotline CSKH của đơn vị vận chuyển

Trong trường hợp bạn không có thời gian tra cứu online hoặc thông tin vận đơn bị gián đoạn, liên hệ trực tiếp đến hotline chăm sóc khách hàng là cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về nhanh chóng và trực tiếp nhất. Việc gọi điện giúp bạn kết nối trực tiếp với các chuyên viên để được giải đáp cụ thể bằng tiếng Việt về tình trạng đơn hàng, đặc biệt là khi gặp các sự cố về thủ tục pháp lý. 

Đây là cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về tối ưu nhất để xử lý các tình huống khẩn cấp như hàng bị kẹt tại hải quan, sai số điện thoại người nhận hoặc thay đổi địa chỉ giao hàng. Chỉ cần cung cấp mã vận đơn, bạn sẽ nhận được thông tin chính xác về vị trí hiện tại của kiện hàng và hướng dẫn cần thiết để nhận hàng thuận lợi.

Tra cứu trên ứng dụng của các sàn TMĐT

Cuối cùng, đối với những tín đồ mua sắm trên Amazon, eBay, AliExpress hay Shopee Global, cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về đơn giản nhất là tra cứu trực tiếp trên ứng dụng của các sàn này. Tại mục "Đơn mua" hoặc "My Orders", hệ thống sẽ tích hợp sẵn lộ trình chi tiết từ khi nhà bán hàng đóng gói cho đến khi đơn hàng được vận chuyển quốc tế. 

Ưu điểm của cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về này là sự tiện lợi, giúp bạn quản lý cùng lúc nhiều đơn hàng mà không cần phải ghi nhớ hay sao chép mã vận đơn ra các nền tảng khác. Đồng thời, các sàn TMĐT cũng sẽ đưa ra các mốc thời gian dự kiến nhận hàng khá chính xác, giúp bạn hoàn toàn yên tâm trong suốt quá trình chờ đợi.

Các trạng thái đơn hàng quốc tế thường gặp

Trong quá trình thực hiện cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về, bạn sẽ thường xuyên bắt gặp nhiều trạng thái vận chuyển khác nhau trên hệ thống tracking. Việc hiểu đúng ý nghĩa từng trạng thái sẽ giúp bạn chủ động theo dõi tiến trình giao hàng, tránh lo lắng không cần thiết khi đơn hàng chưa được cập nhật liên tục.

Đã đến kho phân loại - Arrived at sorting hub

Trạng thái này cho biết đơn hàng đã đến kho trung chuyển hoặc kho phân loại của hãng vận chuyển. Tại đây, hàng hóa sẽ được quét mã, phân loại theo tuyến đường tiếp theo (quốc tế hoặc nội địa). Khi thấy trạng thái này trong quá trình kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về, bạn có thể yên tâm rằng kiện hàng đang di chuyển đúng lộ trình.

Đã rời khỏi kho - Departed from facility

Khi tra cứu đơn hàng từ nước ngoài gửi về và thấy trạng thái Đã rời khỏi kho (Departed from facility), điều này có nghĩa là kiện hàng đã được xử lý xong tại kho trung chuyển và đang được đưa sang chặng vận chuyển tiếp theo. Kho này có thể nằm ở nước gửi, kho quá cảnh hoặc kho quốc tế.

Ở giai đoạn này, đơn hàng vẫn đang di chuyển bình thường nên bạn không cần quá lo lắng. Trong quá trình kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về, hệ thống có thể chưa cập nhật liên tục cho đến khi hàng đến kho kế tiếp hoặc chuyển sang trạng thái Đang trên đường vận chuyển (In Transit).

Đang trên đường vận chuyển - In Transit

Khi kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về thấy trạng thái Đang trên đường vận chuyển (In Transit), nghĩa là kiện hàng đang di chuyển giữa các kho, quốc gia hoặc chặng vận chuyển quốc tế. Giai đoạn này thường kéo dài vài ngày tùy tuyến đường, nên việc cập nhật trạng thái có thể không diễn ra liên tục.

Đang làm thủ tục hải quan - Customs Clearance

Trạng thái Đang làm thủ tục hải quan (Customs Clearance) cho biết đơn hàng đã về đến cửa khẩu và đang được kiểm tra theo quy định nhập khẩu. Khi tra cứu đơn hàng từ nước ngoài gửi về, nếu hàng hóa đầy đủ giấy tờ, khai báo đúng thì quá trình này sẽ diễn ra khá nhanh; ngược lại, có thể phát sinh thời gian chờ bổ sung thông tin.

Đang đi giao hàng - Out for Delivery

Khi hệ thống hiển thị Đang đi giao hàng (Out for Delivery), tức là đơn hàng đã được bàn giao cho đơn vị giao nội địa và sắp được giao đến tay người nhận. Ở bước cuối này của quá trình kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về, bạn nên giữ điện thoại bên mình để nhận hàng thuận tiện.

Vì sao kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài nhưng không thấy cập nhật?

Việc áp dụng cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về nhưng hệ thống không hiển thị thông tin hoặc đứng yên trong nhiều ngày thường khiến người mua rất lo lắng. Dưới đây là những lý do phổ biến nhất giải thích cho tình trạng này:

• Hệ thống chưa kịp cập nhật dữ liệu: Thông thường, sau khi người gửi giao hàng cho bưu cục, mã vận đơn cần từ 24 đến 48 giờ để được quét và kích hoạt trên hệ thống tra cứu toàn cầu. Nếu bạn thực hiện cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về ngay lập tức, kết quả thường sẽ báo "Not Found" hoặc "Invalid".

• Hàng đang trong quá trình trung chuyển quốc tế: Khi kiện hàng đang lênh đênh trên biển hoặc đang trong khoang máy bay giữa các quốc gia, thông tin định vị GPS sẽ không được cập nhật liên tục. Trạng thái đơn hàng sẽ chỉ thay đổi khi hàng cập bến tại một kho trung chuyển mới và được nhân viên tại đó quét mã lại.

• Vướng mắc tại khâu thủ tục Hải quan: Đây là nguyên nhân phổ biến khiến cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về bị dừng lại ở trạng thái "Customs Clearance" trong thời gian dài. Kiện hàng có thể đang chờ kiểm hóa, kiểm tra thuế hoặc thiếu các chứng từ cần thiết để thông quan vào Việt Nam.

• Thay đổi đơn vị vận chuyển chặng cuối: Một số dịch vụ vận chuyển giá rẻ sẽ không cung cấp tính năng theo dõi xuyên suốt (End-to-end tracking). Khi hàng về đến Việt Nam và chuyển giao cho bưu điện địa phương, mã vận đơn cũ có thể không còn hiệu lực trên website quốc tế, khiến bạn không thấy cập nhật mới.

Để xử lý tình trạng này, bạn nên kiên nhẫn chờ thêm 3-5 ngày hoặc chủ động liên hệ với hotline của hãng vận chuyển để được hỗ trợ kiểm tra chuyên sâu hơn.

Câu hỏi thường gặp về cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về

Không có mã vận đơn thì kiểm tra bằng cách nào?

Trong cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về, mã vận đơn (tracking number) là thông tin quan trọng nhất. Nếu không có mã này, bạn vẫn có thể kiểm tra bằng một số cách sau:

• Liên hệ trực tiếp người gửi để xin lại mã vận đơn.

• Cung cấp thông tin người nhận (tên, số điện thoại, địa chỉ) cho đơn vị vận chuyển để họ hỗ trợ tra cứu nội bộ.

• Nếu mua hàng qua sàn thương mại điện tử quốc tế, bạn có thể kiểm tra trong mục “Đơn hàng” của tài khoản mua sắm.

Tuy nhiên, việc không có mã vận đơn sẽ khiến quá trình kiểm tra mất nhiều thời gian và phụ thuộc vào phía vận chuyển.

Bao lâu thì đơn hàng cập nhật trạng thái?

Thông thường, sau khi người gửi hoàn tất gửi hàng, trạng thái đơn sẽ được cập nhật trong vòng 24–72 giờ. Trong quá trình áp dụng cách kiểm tra đơn hàng từ nước ngoài gửi về, có những giai đoạn trạng thái sẽ đứng yên vài ngày, đặc biệt khi:

• Hàng đang trung chuyển giữa các quốc gia

• Đơn hàng chờ quét mã tại kho phân loại

• Hàng đang trong giai đoạn làm thủ tục hải quan

Đây là tình trạng bình thường với vận chuyển quốc tế, bạn không cần quá lo lắng nếu đơn chưa cập nhật ngay.

Đơn hàng hiển thị “đã về Việt Nam” bao lâu thì nhận được?

Khi kiểm tra và thấy trạng thái “đã về Việt Nam”, đơn hàng thường sẽ được giao trong 1–5 ngày làm việc, tùy vào:

• Thời gian hoàn tất thủ tục hải quan

• Việc thanh toán thuế, phí (nếu có)

• Đơn vị chuyển phát nội địa tại Việt Nam

Trong giai đoạn này, bạn nên tiếp tục theo dõi tracking và sẵn sàng nhận cuộc gọi từ bưu tá hoặc đơn vị vận chuyển để việc nhận hàng diễn ra nhanh chóng.

Hy vọng với 5 phương thức tra cứu cùng danh sách giải mã các trạng thái vận đơn mà GOZO Express chia sẻ, bạn đã có đủ "bí kíp" để theo dõi mọi đơn hàng quốc tế một cách dễ dàng. Nếu bạn cảm thấy việc tự theo dõi quá phức tạp hoặc đang lo lắng về các thủ tục hải quan rườm rà, hãy để GOZO Express đồng hành cùng bạn. 

Là đơn vị chuyên vận chuyển quốc tế 2 chiều uy tín, GOZO Express không chỉ cung cấp hệ thống tracking minh bạch mà còn hỗ trợ trọn gói thủ tục thông quan, giúp kiện hàng của bạn về tay an toàn và nhanh chóng nhất. Liên hệ ngay với GOZO Express để được tư vấn giải pháp gửi hàng quốc tế tối ưu và nhận báo giá ưu đãi nhất hôm nay!

Tham khảo thêm:

• Cách Tính Chi Phí Vận Chuyển Quốc Tế Chính Xác, Tránh Phát Sinh
• Bảng Giá Gửi Hàng Quốc Tế Mới Nhất Tại GOZO Express
• Dịch Vụ Gửi Hàng Quốc Tế Gozo Express - Nhanh Chóng, Giá Cạnh Tranh